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環安衛是一門與時俱進的科學，相關的網站、軟體與各式小工具五花八門，導入環安衛軟體對企業可說是一大工程：市場上形形色色的解決方案、來自企業內部關係人的阻力及推力，都意味著軟體評估方法和利害關係人的參與對導入的成敗至關重要。
此外，導入環安衛系統意味著一項長期投入－－大量的資料移轉作業、導入階段的規劃、往往超過三年的長約跟使用者陡峭的學習曲線，在在都顯示部屬系統高門檻的特性。
Verdantix有一項針對環安衛投資的調查顯示，只有3到4%的企業預計在今年(2022)更換新的軟體供應商，其中事故管理軟體的占比最高(但也只佔5%)，大多數的變動來自於那些內部自行開發甚至是沒有數位化的公司。表明越來越多中型企業開始接納或評估環安衛數位化的可能性。
為了協助企業能順利導入合適的環安衛軟體，本文提供了五個關鍵要素，條列出採購的重點趨勢，以及這些趨勢該如何因地制宜。
大型企業偏好淘汰只能解決少數問題的單點解決方案(Point Solution)，改採用更具彈性的管理系統
環安衛軟體跟企業的偏好與時俱進，透過對市場新聞和與環安衛軟體採購方的互動，verdantix歸納出以下三大趨勢：
一、大型企業意圖將環安衛流程整合到單一的管理系統中
過去五年間環安衛軟體市場從諸多專注於小眾市場提供一流解決方案的供應商，進化成各式各樣專業的管理平台。這股趨勢凸顯了大型企業對單一管理平台的需求，該平台可以滿足大部分環安衛與品質管理(EHSQ)和永續的需求，尤其法規往往落後於供應鏈間的要求。
二、雲端多租戶服務 (Multi-Tenancy) 主導了市場潮流
三、企業希望大幅減少軟體客製化的程度
由於客製軟體常常昂貴耗時、占用大量內部資源且（與雲端軟體相比）並沒有定期更新，因此常常流於一個高度專業化而過時的系統。兩大常見的特徵為：
1、客戶願意在內部流程上妥協以採用開箱即用(out-of-the-box)的軟體，這需要規劃穩健的變更管理流程來協助內部使用者上手
2、由於企業會希望能遵循該產業最佳化的環安衛作業流程，因此對缺乏環安衛資源的中小企業推出具產業特性的現成解決方案廣受好評。
環安衛軟體採購方務必向內挖掘自身需求
大型企業常希望用單一的環安衛平台整合環安衛與品質管理(EHSQ)和永續的需求，並期許在減少客製化程度的同時，能藉由導入軟體成為優化既有環安衛工作流程的契機。在選擇環安衛軟體上應注意以下五點：
一、確保系統可依據組織和環安衛需求調整
有鑑於系統導入的長期性，確保系統可依組織及環安衛需求調整或擴充是相當重要的。包括選擇適合其複雜性的供應商：是以行動裝置優先、還是一個功能齊全的管理平台？採購方應了解加購模組的訂價及須隨之投入的資源，尤其隨著ESG與照顧全體員工健康趨勢的興起，環安衛被賦予的責任不斷演變。
另個關鍵是對軟體商未來的產品路線圖、整體策略跟持續投資做盡職調查。隨著私募股權公司的挹注和收購的盛行，許多供應商正在整合各種收購的系統，有些則正在進行重大的系統改版。最後一點，隨著企業自身生態圈不斷的發展，開放資料架構跟應用程序接口(APIs)可以讓系統間的整合更加容易。
舉例來說，過去兩年間環安衛軟體不斷演變，幾乎所有供應商都擴增了ESG跟永續報告的相關功能，這種演變正指出環安衛部門的職責範疇不斷擴大，而採購方應該注意這種環安衛權責具動態變動的特性，以及選擇的系統商能否隨之演進。
二、確定平台的可配置性和易配性
在選擇系統前，採購方應先清楚定義整體的布局，從表單的設計、公式跟指標的更改、儀表板的配置、工作流程確立、術語的定義到業務規則(business rules)。
透過授權讓環安衛部門可以自行調整系統，可減少系統佈局上的阻力，建立一個最新、反映當前流程的系統。除了部門內更改系統的能力外，採購方應尋找合適的無代碼工具(no-code tools)和可拖曳式介面以利迅速作業。
三、在選擇過程中將商業智能 (BI) 視為差異化因素
BI和報表功能（內建儀表板、分析預測、圖表和數據發現工具）對於最大化 EHS 數據的價值至關重要。在評估供應商的BI工具之前，採購方應先釐清自身的 EHS 情報策略。
當公司評估BI工具時，應考慮不同使用者的需求來評估儀表板，舉例來說，總部的使用者需要的是全盤的環安衛績效、彙整了跨廠跨區的數據，對區域型的用戶（如分公司、單廠區的用戶）來說，他們可能更希望能深入查看該區的細節。相較之下，區域型的環安衛主管需要的是該區的環安衛和法遵績效，以及針對環安衛事件設計的通知與行動管理功能。隨著對ESG數據跟指標的需求增加，BI與報表功能的價值也將日趨重要。
四、釐清因產業與地區而獨有的環安衛需求
在選擇之前，應評估自身行業及所在地區特有的環安衛挑戰。通常，並非所有供應商都能處理此類的問題。例如，食品及飲料業需要結合環安衛與品管的需求以確保達到食品安全合規。企業辨別自身的環安衛系統需求是選擇系統上相當重要的流程，可以幫助企業從眼花撩亂的系統商中識別出專精特定領域的供應商。在當地設有實體辦公室的區域型供應商也是一個典型的要求，延伸出以當地語言提供的客服支援。
五、軟體的易用性將大幅影響系統平台的參與度
調查指出，系統介面的設計品質被視為首要條件。根據2019年環安衛全球調查，他是購買系統的標準內最具影響力的一項。用戶們希望有乾淨且吸引人的頁面跟儀表板、流暢的動畫、快速的讀取時間跟直覺的介面，可以最大幅度的減少到達所需功能前的點擊次數。在資訊時代背景下成長的職場年輕族群逐漸增加，大家對UI設計的期望也越來越高，雖然UI設計不直接影響軟體的功能性，但卻是決定了系統使用率的關鍵。
來源：Verdantix June 2022, 2206_Market Insight 5 Key Considerations When Buying EHS Software
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